VOLUNTAE, expert des métiers comptable et financier en cabinet ou en entreprise, recrute pour une société de conseil financier d’une vingtaine de personnes dont les bureaux se situent dans le 16ème arrondissement de Paris.

Notre client recherche un Office Manager H/F.

Les missions de votre poste :

En tant qu’office manager, vous travaillerez en étroite collaboration avec les associés.

Partie administrative

• Rédaction de courriers

• Gestion des agendas, organisation des réunions

• Coordonner les contrats et conventions à caractère administratif : Entretien des bureaux, Aménagements,

• Gérer les contrats d’assurance de la société

• Interface avec les interlocuteurs extérieurs : banques, administrations, assurances, prestataires, fournisseurs, cabinets comptables et juridique, communication, IT....

• Gestion du CRM : saisie des informations clients et mises à jour

• IT / téléphonie : Achat et gestion du matériel et des abonnements, traitements des pannes légères, interface régulière entre les collaborateurs et le prestataire IT afin de s’assurer que les postes informatiques soient pleinement opérationnels

Partie gestion/comptabilité

• Assurer le paiement des fournisseurs et des salariés

• Gérer la relation quotidienne avec le cabinet comptable

• Suivi des budgets liés au services généraux : être force de proposition pour le choix des prestataires de service, analyse/comparaison des devis et gestion de la relation fournisseurs

• Préparer les factures clients et effectuer les relances clients

Partie Ressources Humaines

• Participation aux recrutements, onboardings et offboardings

• Transmission des éléments variables de paie au cabinet comptable

• Assurer le suivi des données relatives à la paie, aux congés, aux remboursements des frais de personnel et à la médecine du travail

• Gérer les relations avec la mutuelle et la prévoyance

• Participer au dialogue social de l’entreprise et s’assurer de l’épanouissement individuel des collaborateurs

Animation & Vie de l’entreprise

• Accueil des visiteurs,

• Gestion et coordination des divers évènements (séminaire, team building, voyages d’affaires, roadshow, conférences etc…)

• Coordination et collaboration régulière avec le prestataire en communication digitale sur la retranscription de vie de l’entreprise (sur les réseaux sociaux professionnels)

Informations sur ce poste :

Statut CDI - 39h

Lieu : Paris 16ème (Station Iéna ou Boissière)

Salaire : 45-55€ fixe brut annuel, selon profil et expérience avec des tickets restaurant.

Votre profil :

Vous disposez d’une formation supérieure et vous justifiez d’une expérience de 5 ans minimum à un poste similaire. Un anglais opérationnel est souhaité (traitement de documents en anglais et accueil de visiteurs anglophone). 

En tant qu’office manager, l’organisation, la rigueur, l’humilité et le relationnel font partie de vos principales qualités. Par ailleurs, vous avez le goût du travail en équipe et du service client.

« Voluntae, votre réussite est notre volonté »

Référence de l’offre : TE1